Importancia del cierre contable
Uno de los aspectos fundamentales que toda empresa debe tener en cuenta durante estas fechas es el cierre contable. Si bien debería de ser la culminación de una contabilidad bien preparada a lo largo del año, se trata de una oportunidad para repasarla, corregir posibles errores y comprobar el sentido de todas las cuentas. Aplicada a las Pymes, sería el momento perfecto de realizar una pequeña auditoría interna que asegure la exactitud de todas las cuentas en el momento en que se cierran.
Existe un importante conjunto de implicaciones que deben de considerarse y en las que se debe de pensar por las repercusiones futuras que podría haber para la empresa. Pensemos, por ejemplo, en lo negativo que puede ser el tener unas cuentas incorrectas desde el punto de vista de la gestión, de la relación con la Agencia Tributaria o con los bancos o inversores.
Fechas importantes a tener en cuenta para el cierre contable
Generalmente el cierre contable coincide con el año natural, si bien esta fecha podría variar según lo establecido por los estatutos de la empresa. Este cierre contable marca el inicio de un periodo de tiempo que culmina aproximadamente al final de los siete meses posteriores. Específicamente, a partir del día del cierre contable son importantes las fechas siguientes:
- Dentro de los siguientes tres meses: límite en el que las cuentas deben de estar formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad.
- En el plazo de los seis primeros meses del ejercicio social deberá convocarse una junta general por parte de los administradores de la sociedad que, entre otros aspectos, aprobará las cuentas anuales del último ejercicio cerrado y resolverá sobre la aplicación del resultado.
- Finalmente, durante el mes siguiente de la fecha de la junta se deberán de presentar las cuentas en el Registro Mercantil.
Importante también serán los veinticinco días siguientes del mes seis del cierre del ejercicio, puesto que ese será el límite para pagar el impuesto de sociedades.
Como nos referíamos antes, vemos la importancia de un correcto cierre de ejercicio y de la llevanza de una contabilidad óptima. La relevancia es tanto de cara a los socios como por las responsabilidades tributarias.
Recomendaciones previas antes del cierre contable
Como hemos comentado, debemos de tomar este proceso no como algo rutinario sino como la oportunidad perfecta para dejar las cuentas de la empresa en perfecto estado de revista. Recordemos que las cuentas anuales de una empresa deben de representar la imagen fiel de patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con lo que marca la ley.
Antes de empezar será necesario:
- Chequear el balance de sumas y saldos para comprobar que todas las cuentas con las que operamos son correctas y no presentan errores. Por ejemplo, con un vistazo somero podríamos detectar si tenemos cuentas de activo con saldos acreedores o viceversa (un cliente al que le debemos dinero o una amortización acumulada mayor que el valor del bien amortizado).
- Complementario a lo anterior podemos revisar de forma exhaustiva los mayores de cada cuenta, de cara a comprobar que todo está cuadrado o rectificar la contabilidad si fuera necesario para corregir errores.
- Es en este momento en el que podemos hacer una pequeña auditoría interna revisando entre otros:
- Los saldos contables con las entidades financieras (cuentas corrientes, de crédito, préstamos y otros productos) coinciden con los extractos facilitados por el banco. Así mismo, que los préstamos estén clasificados como corrientes o no corrientes en función del plazo de vencimiento.
- Los saldos de clientes y proveedores, además de estar debidamente documentados, son los que corresponden de acuerdo a las transacciones comerciales del ejercicio y los plazos de cobro y pago. No es mala idea hacer una pequeña conciliación con algunos de los clientes y proveedores más importantes.
- Los inventarios físicos coincidentes con los programas de gestión de stocks que maneja la empresa.
Primeros pasos para realizar un cierre contable correcto
Hecho esto empezaríamos con las operaciones previas a la regularización contable como tal:
- Amortizaciones del inmovilizado, esto es contabilizar el gasto por la depreciación sistemática anual e irreversible sufrida por los elementos del inmovilizado.
- Deterioros de valor o pérdidas que puedan afectar a todos los activos de la empresa. Por ejemplo, los créditos de un cliente cuando este entra en concurso y no es factible que la empresa vaya a cobrar. A diferencia de la amortización este podría ser un deterioro reversible.
- Provisiones: reconocimiento de una obligación presente como resultado de un evento pasado que probablemente resultará en un gasto futuro del que en el momento actual se desconoce la cuantía exacta.
- Regularización de inventarios a través de la cual calculamos el coste de las ventas del ejercicio a partir de las diferencias entre las existencias finales y las que había al inicio del periodo.
- Periodificación contable, que es el proceso por el que realizamos los ajustes contables precisos para que en el resultado solo se incluyan los ingresos y los gastos devengados en el periodo. En contabilidad aplica el principio del devengo según el cual todos los gastos e ingresos del periodo económico deben quedar registrados de acuerdo a la corriente real de los bienes y servicios de ellos derivados y no a la corriente monetaria.
Incluiríamos aquí, entre otros, las primas de seguros pagadas y de cobertura más allá del cierre contable o los gastos por intereses devengados de los préstamos.
Regularización fiscal y asiento de gasto por impuesto de sociedades
Ya hemos hablado de la importancia de una contabilidad correcta por su repercusión con la fiscalidad de la empresa. De cara al cierre del ejercicio será importante regularizar todas las cuentas relacionadas con los impuestos a pagar a lo largo del mes siguiente. Para ello se calculará el importe de los mismos y se registrará el asiento correspondiente.
Incluimos aquí el IVA (modelo 303) y las retenciones practicadas por la empresa tanto a empleados como a profesionales que han prestado sus servicios a la empresa (modelo 111) como por los arrendamientos (modelo 115).
Además debemos recordar también que es ahora cuando se presentan las declaraciones de resumen anual de IVA (modelo 390), retenciones e ingresos a cuenta (modelos 180 y 190) y operaciones con terceros (modelo 347). Por ello no podemos olvidar que las cuentas deberán de estar cuadradas con lo que en dichas declaraciones se incluya.
Por último y como paso previo al asiento de regularización y el de cierre de los libros contables de la empresa, calcularemos y contabilizaremos el gasto por impuesto sobre beneficios corrientes o del impuesto de sociedades. Partiendo del resultado contable calculamos el resultado fiscal a partir de las diferencias temporarias o permanentes.
El cierre del ejercicio: asiento de regularización y cierre de libros
Como remate de todos los pasos indicados con anterioridad quedarán los dos últimos pasos:
- Asiento de regularización a través del cual saldamos, esto es dejamos a cero, todas las cuentas temporales de la empresa. Concretamente las correspondientes a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
Básicamente lo que estamos haciendo es volcar todas las cuentas de ingresos y gastos al balance a través de la cuenta 129 que nos dirá si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas.
- Asiento de cierre por el que cerramos la contabilidad del ejercicio. A partir de este momento no se registrarán más operaciones y damos por concluido el ejercicio. Simultáneamente se produce la reversión de dicho asiento, dando lugar al asiento de apertura del nuevo año contable.
¿Qué podemos aportar desde Soco Finance Hub?
En SOCO Finance HUB somos expertos en diagnosticar la situación presente de nuestros clientes y en ayudarles en todos los pasos para el correcto cierre del ejercicio. Entendemos este como un paso con un elevado componente estratégico por todas las repercusiones que trae de la mano y estaremos encantados de poder acompañarle en este camino.
Sabemos que cada uno de nuestros clientes es único y, por ello, trabajamos codo con codo para ayudarles en la toma de las mejores decisiones de gestión, buscando siempre la creación de valor.
